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La fattura elettronica agenzie viaggi 74 ter

Agenzie dettaglianti e Tour Operator alla prova della fatturazione elettronica

Le agenzie di Viaggi e in particolar modo i Tour operator già nella norma utilizzano programmi software che gestiscono il front office ( emissione pratiche) e il back office ( fatturazione e contabilità) per cui non dovrebbero avere grandi difficoltà a recepire la nuova fatturazione elettronica obbligatoria in vigore dal 01/01/2019. Nella stragrande maggioranza dei casi il proprio software elaborerà la fattura in formato .XML (eXtensible Markup Language), caratterizzato da informazioni specifiche, secondo il formato FatturaPA oggi in vigore ( secondo il DM 55/2013 ) e lo invierà tramite il Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall’Agenzia delle Entrate.

In primo luogo però le Agenzie di Viaggi  dovranno scegliere un canale di trasmissione attraverso il quale gestire la propria fatturazione elettronica e comunicarlo all’Agenzia delle Entrate.

I canali possibili sono attualmente:

1. casella P.E.C. ( già detenuta obbligatoriamente ma i lconsiglio è di crearne una ad oc e dedicarla alla fatturazione elettronica. );
2. codice identificativo di 7  cifre- fornito da un intermediario (il proprio software gestionale o quello del commercialista che in questo modo elaborerà anche le fatture  passive)

In alternativa protranno infine  accedere al proprio  “cassetto fiscale” e scaricare da lì le fatture di loro competenza. Per ogni file elaborato, il SdI calcola un codice alfanumerico che caratterizza univocamente il documento (hash), riportandolo all’interno delle ricevute.

Qualsiasi altra tipologia di fattura che venga emessa  in mancanza del presupposto obbligatorio ( fattura elettronica se soggetto obbligato ) dal 2019 non deve essere pagata, anzi è da considerarsi semplicemente non emessa e fiscalmente non detraibile ( Iva e costo) .

Ma ci sono numerose ” seccature ” che coinvolgono le Agenzie di Viaggi nella gestione del loro particolare regime speciale 74 ter e in genere per la particolare attività esercitata che li porta spesso a gestire situazioni non perfettamente lineari con il loro fornitori e nei confronti dei propri clienti.

Partiamo dal presupposto che qualsiasi fattura emessa (sia essa in regime Iva ordinario ad esempio per commissioni o per servizio singolo ovvero in regime Iva 74ter per l’organizzazione dei viaggi  e qualsiasi fattura ricevuta dovrà essere elaborata in formato elettronico  ovvero dovrà essere prodotto un file  .xml contenente le esatte informazioni obbligatorie).

Le fatture elettroniche ( e le autofatture dei Tour operator)  saranno gestite in modalità telematica e  inviate all’Agenzia delle Entrate; appare ovvio che sia per la particolare tematica sia per la complessità delle operazioni da effettuare le Agenzie di Viaggi non potranno fare a meno di  gestire il tutto tramite  apposite piattaforme software che consentiranno loro di  poter anche ricevere e ” catturare” analogamente come si fa ora per la biglietteria aerea tutte le fatture passive ricevute per l’elaborazione della contabilità Iva e di Bilancio.

Il Pos a costi sostenibili

Per le aziende il  pos è notariamente un problema perché  è un costo in più.  Ha notoriamente un costo elevato per la sua gestione sia in termini di canoni sia per le alte commissioni.  SUMUP risolve il problema costi perché è un pos trasportabile ovunque senza canoni mensili e appena l’1,95 per cento di commissioni più basso di quelle bancarie. Turismo e fisco ha stipulato una convenzione con loro x tutti i clienti per cui vi invio uno sconto per acquistare un lettore carte SumUp (parte da 15 euro solo una volta) e in questo modo potrete accettare pagamenti con carta di credito e debito. Per avere la convenzione dovete iscrivervi cliccando il seguente link: POS SUMUP

Altro obbligo sarà quello di conservazione dei documenti fiscali  per  10 anni di prescrizione in maniera “sostitutiva” adottando determinati procedimenti di archiviazione elettronica ( fornite dalla piattaforma software utilizzata per la spedizione e la cattura delle fatture elettroniche).

Uno dei problemi fondamental isarà la data di emissione della fattura stessa che dal 01/01/2019 sarà anche quella di spedizione all’Agenzia delle entrate. Questo è un elemento obbligatorio e permetterà al cliente di poter detrarre la fattura in base alla data di emissione ( esempio emessa il 31/10 Iva detratta dal cliente nel mese di Ottobre)

Ad esempio una fattura emessa in regime 74ter deve essere anche  spedita telematicamente all’Agenzia delle Entrate entro le ore 24  del giorno in cui:

• l’agenzia di Viaggi riceve il saldo della intera pratica ;
• si verifica la partenza del cliente viaggiatore anche se il corrispettivo non è stato parzialmente o del tuto incassato.

Inoltre se il cliente è una persona fisica, l’agenzia ha l’obbligo di stampare la fattura e consegnarla in modalità cartacea al cliente privato.

Se invece il cliente è un soggetto vala la trasmissione telematica.

Questo ovviamente comporta per il personale amministrativo dell’agenzia di Viaggi di dover monitorare quotidianamente l’estratto conto bancario per emettere in tempo reale la fattura all’atto della ricezione di un pagamento.

Esaurita la fatturazione elettronica ( obbligo fiscale) rimangon ocomunque gli adempimenti per la gestione della normale attività come la notifica al cliente di aver emesso la fattura e quindi l’emissione di un estratto conto per farsi pagare al sollecito delle  fatture non pagate, al recupero legale con decreto ingiuntivo, all’invio alla banca delle fatture per gli anticipi su fatture; tutti adempimenti per i quali si dovrann oprobabilmente produrre ancora  le fatture in formato cartaceo;

– per le fatture ricevute da fornitori esteri  si continueranno a ricevere fatture via e. mail per le quali sarà necessario produrre un esterometro da inviare mensilmente all’Agenzia delle Entrate.

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piccoli consigli  per prepararsi alla fatturazione elettronica:

1. verificare il buon funzionamento della PEC (la fattura con la ver. 2019 sarà inviata via PEC per motivi di privacy e poichè contiene i dati di accesso al servizio di fatturazione elettronica)
2. aderire al servizio di conservazione gratuito dell’Agenzia delle Entrate (con il PIN agenzia entrate) Il servizio di conservazione è fornito gratuitamente per 15 anni da Sdi/Sogei (Agenzia Entrate) ed è valido ai fini fiscali e civilistici.

N.B. E’ necessario aderire al servizio di conservazione nel portale Fatture e Corrispettivi entro il 30 dicembre 2018 in quanto il servizio sarà operativo entro 24 ore dall’adesione.

3. modificare il proprio qrcode –> indicare il codice destinatario o la P.E.C. verso il quale il SdI veicolera’ tutte le fatture passive (indicare il codice destinatario del proprio software utilizzato nella fattura)
Generare un proprio QR CODE non è obbligatorio ma è consigliabile in quanto racchiude tutte  le informazioni (denominazione, partita iva, codice fiscale, codice destinatario, P.E.C.) del soggetto a cui appartiene in maniera certificata. Il sistema di interscambio, in sede di “smistamento” dei files ricevuti, riterrà prioritari i dati inseriti nel QR code rispetto a qualsiasi indicazione (anche se  errata) presente in fattura evitando eventuali problemi nella “consegna”

Il QR potrà essere mostrato ai propri fornitori per l’emissione immediata della fatturazione elettronica evitando sprechi di tempo.

Autofattura:

Step n. 1 richiesta dei dati per l’emissione della fattura elettronica

Questo è il facsimile da inoltrare ai propri clienti per la richiesta dei dati obbligatori per l’emissione della fattura elettronica.

MODULO RICHIESTA  DATI FATTURAZIONE  ELETTRONICA

N.B. il codice di interscambio di 7 cifre ( non obbligatorio ma utile per la cattura dati delle fattura passive ) dovrà essere obbligatoriamente  fornito dall’intermediario ( programma software proprio se si ha la contabilità interna o programma  software del commercialista in ousourcing)

Step n. 2  generazione e trasmissione delle fatture attive elettroniche

La fattura verrà emessa in formato elettronico XML e successivamente inviata second oil canale prescelto:

• se viene inviata attraverso la propria P.E.C. o al codice di interscambio fornito dal vostro cliente al sistema di  interscambio dell’Agenzia delle Entrate ( SDI) non deve essere autenticata;
• se viene inviata attraverso la piattaforma del proprio software sarà da questi autenticata previa verifica di errori e inviata alla  P.E.C.o al codice di intercsambio fornito dal vostro cliente direttamente  al sistema

Step n. 3  gestione delle notifiche 

Dovrete avere cura di visionare la notifica, la ricevuta di consegna  e lo stato di accogliemento delle fatture e l’eventuale rigetto delle stesse da parte dell’Agenzia delle Entrate per errori e/o omissioni.

Data di ricezione:

la data di ricezione è differente in funzione di come viene recapitata la fattura:

• se la fattura viene recapitata nella casella P.E.C., la data di ricezione corrisponde alla data di ricezione della P.E.C. (immediata);
• se la fattura viene recapitata dalla piattaforma software utilizzata, la data di ricezione è quella notificata alla piattaforma dal sistema SDI ovvero corrisponde alla data in cui il sistema di interscambio deposita la fattyura sul server. (si presume immediata);

Step n. 4  archiviazione delle fatture elettroniche

le fatture dovranno essere archiviate e conservate a norma di legge per 10 anni. Se si utilizza una software a pagamento la conservazione delle fatture normalmente è inclusa per 10 anni nel costo  del programma.

Parametri di emissione delle fatture elettroniche.

I termini per l’invio delle fatture elettroniche per le Agenzie di Viaggi sono gli stessi di quelli delle fatture cartacee ovvero:

Regime 74 TER

• entro le ore 24 del giorno di incasso completo della pratica ( saldo) ovvvero della partenza dell clente.

Regime Ordinario

• Fattura per commissione data di emissione ovvero della richiesta al cliente o per netto trattenuto ( modificato dalla legge di Bilancio si avranno 10 gg di tempo)
• Servizio singolo data di emissione ovvero del pagamento del cliente viaggiatore  ( modificato dalla legge di Bilancio si avranno 10 gg di tempo)
• autofattura da T.O. fine mese.

Cosa cambia: ad esempio se prima si effettuava la fatturazione a fine mese ( es 31/10) ma  realmente nei primi giorni del mese successivo ( es 03/11) dal 1/1/2019 la data di emissione dovrà essere uguale alla data di spedizione ( 31/10) e indicata nel campo ” data” nella sezione ” dati generali” .

N.B. prima di poter procedere alla registrazione in contabilità delle fatture emesse è fondamentale attendere la ricevuta di consegna da parte del sistema SDI da parte dell’agenzia delle entrate.

Ricezione della fattura:

La ricezione della fattura passiva emessa potrà essere effettuata attraverso due canali:

• ricezione nella propria P.E.C. -> se avrò indicato la P.E.C. al mio fornitore;
• ricezione nel codice di interscambio del programma software che poi verrà catturata dal programma di gestione della contabilità ( contabilità interna) ovvero trasmessa al programma del commercialista ( contabilità esterna in outsourcing)

In ogni caso sarà necessario comunicare il proprio indirizzo telematico all’Agenzia  delle Entrate ( P.E.C. o codice di interscambio) onde evitare che l’Agenzia non riesca a recapitare correttamente le fatture e che queste pertanto rimangano disponibili solo nel proprio cassetto fiscale.

Fattura non corretta

Cosa accade se la fattura che ricevo non è corretta?  Come mi comporto?

Innanzitutto è necessario contattare il vostro fornitore e richiedere la nota di credito  (elettronica ) e l’emissione di una nuova fattura ( elettronica) che dovrà ovviamente avere una data ( momento di invio)  e una numerazione diversa ( progressiva ) da quella precedente.

La fattura solo dopo essere transitata dal Sistema di interscambio e validata  si considererà fiscalmente emessa e non è quindi possibile reinviare nuovamente la fattura con lo stesso numero.

Fatture emesse e ricevute dall’estero

Dall’obbligo di fatturazione elettronica,  rimangono escluse le fatture emesse e ricevute dall’Estero ( soggetti non residenti in Italia o stabiliti nel territorio dello Stato).

Per tutte le fatture ricevute dall’estero si  dovrà  successivamente compilare un documento chiamato esterometro, ( non anccora disponibile) attraverso il quale comunicherà all’agenzia delle entarte tutti i dati delle operazioni transfrontaliere, salvo quelle per le quali è stata emessa una bolletta doganale e quelle per le quali siano state emesse o ricevute fatture elettroniche.

Ad esempio se un’agenzia  effettua un’operazione intracomunitaria nei confronti di un soggetto stabilito in Francia, la relativa fattura potrà essere emessa in formato cartaceo. Posto che contestualmente è stato abrogato lo spesometro, sarà necessario comunicare in altro modo all’Agenzia delle Entrate i dati presenti nella fattura emessa.

Nell’esterometro andranno inseriti i seguenti dati  da comunicare entro l’ultimo giorno del mese successivo rispetto alla data del documento emesso.:

• i dati identificativi del cedente/prestatore;
• i dati identificativi del cessionario/committente;
• la data del documento comprovante l’operazione;
• la data di registrazione (per i soli documenti ricevuti e le relative note di variazione);
• il numero del documento;
• la base imponibile, l’aliquota IVA applicata e l’imposta ovvero, ove l’operazione non comporti l’annotazione dell’imposta nel documento, la tipologia dell’operazione.

Ad esempio se la fattura è stata emessa il 10 febbraio 2019, la comunicazione dei dati ivi contenuti deve essere effettuata entro il 31 marzo successivo. Per ciò che riguarda la comunicazione dei dati relativi alle fatture passive, l’adempimento deve essere effettuato entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello della data di ricezione ovvero la data di registrazione dell’operazione ai fini della liquidazione dell’Iva”. Ad esempio se una fattura passiva ricevuta in data 15 gennaio 2019 viene registrata durante il mese di settembre, l’adempimento deve essere effettuato entro il 31 ottobre del medesimo anno.

Fattura elettronica nella precompilata per le persone fisiche

Le persone fisiche non titolari di partita IVA potranno consultare le fatture elettroniche emesse in proprio favore accedendo ad un’area dedicata all’interno del portale per la dichiarazione precompilata.

Per quanto riguarda, invece, la ricezione delle e-fatture da parte delle persone fisiche, a partire dalla fine del mese di novembre saranno rilasciate due nuove versioni dell’App Fattura..

Fattura elettronica, emissione e ricezione senza partita IVA

Per i privati senza partita IVA così come per i soggetti esonerati dall’obbligo di emissione delle fatture elettroniche ( regime dei minimi e forfettari) sarà possibile ricevere i documenti in digitale a mezzo Pec, fornendo l’indirizzo ai propri fornitori.

Chi emette fattura elettronica dovrà invece indicare obbligatoriamente il codice fiscale del cliente per evitare lo scarto della fattura elettronica.

Sarà proprio questo il dato che consentirà all’Agenzia delle Entrate di inoltrare il file fattura nell’area riservata del contribuente dedicato alla dichiarazione precompilata. In ogni caso l’impresa o il professionista sarà tenuto a consegnare al cliente una copia della fattura in formato cartaceo o in pdf, salvo esplicita rinuncia.